Teil 1 - Die 3 häufigsten Fragen zur Nebenkostenabrechnung - Was darf umgelegt werden?

Nebenkostenabrechnung leicht gemacht - Antworten auf die 3 häufigsten Fragen

Die jährliche Nebenkostenabrechnung – für viele ein leidiges Thema, das oft mit Unsicherheiten verbunden ist. Da flattern Zahlen und Posten ins Haus, und man fragt sich: "Muss ich das wirklich zahlen?", "Warum ist die Abrechnung so hoch?" oder "Wie kann ich sicher sein, dass alles stimmt?"

Tatsächlich ist die Nebenkostenabrechnung ein echter Dauerbrenner, wenn es um Fragen und Streitpunkte zwischen Mietern und Vermietern geht. Aber keine Sorge – mit den richtigen Infos und ein bisschen Hintergrund Wissen wird das Ganze viel weniger kompliziert.

In diesem Artikel gehe ich auf die erste große Frage zum Thema die Nebenkostenabrechnung ein und gebe dir praktische Tipps, wie du Fehler erkennst, Streit vermeidest und das Thema mit Leichtigkeit angehen kannst.

Welche Kosten dürfen in der Nebenkostenabrechnung umgelegt werden?

Das ist wahrscheinlich die häufigste Frage, die ich höre: "Was darf der Vermieter eigentlich alles auf mich umlegen?"

Die Antwort ist recht klar:

Nur Betriebskosten, die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt sind, dürfen in der Nebenkostenabrechnung auftauchen. Aber was genau zählt dazu?

Hier kommt eine ausführliche Übersicht der wichtigsten Posten:

1. Heiz- und Warmwasserkosten

Das ist oft der größte Kostenblock in der Nebenkostenabrechnung. Hierzu zählen sämtliche Ausgaben, die mit der Beheizung der Wohnung oder der Warmwasserbereitung zusammenhängen. Beispiele:

• Brennstoffe wie Gas, Öl oder Fernwärme
• Betriebskosten für die Heizungsanlage, wie z. B. Wartung, Schornsteinfegergebühren oder die Überprüfung von Messgeräten
• Kosten für die Wassererwärmung, falls diese zentral im Haus erfolgt

Wichtig: Der Verbrauch wird in der Regel über Zähler erfasst und nach einem Verteilerschlüssel (z. B. 70 % Verbrauch, 30 % Wohnfläche) abgerechnet.

2. Hausmeisterkosten

Hier wird es schon etwas spezifischer. Der Hausmeister kümmert sich oft um kleinere Arbeiten, wie:

• Reinigung des Treppenhauses
• Kontrolle der Haustechnik
• Schneeräumen oder Streuen im Winter
• kleinere Wartungsarbeiten

Aber Achtung: Hausmeisterkosten dürfen nur für Tätigkeiten umgelegt werden, die tatsächlich im Rahmen der Betriebsführung anfallen. Reparaturen oder Verwaltungsaufgaben gehören nicht dazu. Vermieter sollten darauf achten, dass diese Tätigkeiten sauber getrennt werden, um Streitigkeiten mit den Mietern zu vermeiden.

3. Müllentsorgung

Die Gebühren für die Abfallentsorgung werden direkt von der Stadt oder der beauftragten Entsorgungsfirma in Rechnung gestellt. Das umfasst z. B.:

• die Leerung der Restmüll- und Biotonnen
• die Abholung von Sperrmüll, wenn sie regelmäßig erfolgt
• Kosten für zusätzliche Mülltonnen, falls sie notwendig sind

Ein Hinweis für Mieter: Wenn die Müllgebühren höher ausfallen, könnte das an einer erhöhten Nutzung oder einer falschen Tonnengröße liegen. Sprecht solche Themen mit eurem Vermieter an, falls die Kosten auffällig hoch erscheinen.

4. Gartenpflege

Ein gepflegter Garten sieht nicht nur gut aus, sondern macht auch Arbeit – und die kostet Geld. Hier können umgelegt werden:

• das Rasenmähen
• das Schneiden von Hecken, Sträuchern und Bäumen
• die Beseitigung von Laub im Herbst

Wichtig: Kosten für aufwendige Neuanpflanzungen oder größere bauliche Veränderungen im Garten dürfen nicht abgerechnet werden.

5. Reinigung von Gemeinschaftsflächen

Ob Treppenhaus, Flure, Waschküchen oder Kellergänge – diese Flächen werden gemeinsam genutzt und müssen regelmäßig gereinigt werden. Die Kosten für eine Reinigungsfirma oder die Vergütung eines Hausmeisters, der diese Aufgaben übernimmt, sind umlagefähig.

Tipp: Falls die Reinigung intern (z. B. durch Bewohner oder Vermieter) organisiert wird, dürfen nur die tatsächlichen Kosten berechnet werden, etwa für Reinigungsmittel.

Was ist nicht erlaubt?

Das ist mindestens genauso wichtig wie die Frage, was umgelegt werden darf. Nicht umlagefähig sind:

• Reparaturen: Alles, was kaputt geht, zu ersetzen oder zu reparieren, liegt in der Verantwortung des Vermieters.
• Modernisierungskosten: Das Erneuern von Fenstern, der Einbau neuer Heizungen oder die energetische Sanierung dürfen nicht als Betriebskosten umgelegt werden. Sie können jedoch im Rahmen einer Mieterhöhung nach Modernisierung geltend gemacht werden.
• Verwaltungskosten: Hierzu zählen z. B. die Gehälter des Vermieters oder der Hausverwaltung, Kosten für Büromaterialien oder Telefonkosten.

Tipps für Mieter und Vermieter

Für Mieter:

Mietvertrag prüfen: Schau dir genau an, welche Betriebskosten im Mietvertrag aufgelistet sind. Nur diese können dir in Rechnung gestellt werden.

Nebenkostenabrechnung prüfen: Frag nach, wenn etwas unklar ist. Eine ordentliche Abrechnung sollte detailliert und verständlich sein.

Mieter haben auch immer die Möglichkeit der Belegeinsicht, sollten Positionen unklar sein.

Für Vermieter:

Transparenz ist das A und O: Erkläre alle Posten klar und nachvollziehbar, am besten mit Belegen (z. B. Rechnungen oder Verträgen).

Rechtskonformität sicherstellen: Halte dich strikt an die Vorgaben der Betriebskostenverordnung, um Streitigkeiten zu vermeiden.

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