Teil 3 - Die 3 häufigsten Fragen zur Nebenkostenabrechnung - Wann muss die Abrechnung vorliegen?

Nebenkostenabrechnung leicht gemacht - Antworten auf die 3 häufigsten Fragen

Die jährliche Nebenkostenabrechnung – für viele ein leidiges Thema, das oft mit Unsicherheiten verbunden ist. Da flattern Zahlen und Posten ins Haus, und man fragt sich: "Muss ich das wirklich zahlen?", "Warum ist die Abrechnung so hoch?" oder "Wie kann ich sicher sein, dass alles stimmt?"

Tatsächlich ist die Nebenkostenabrechnung ein echter Dauerbrenner, wenn es um Fragen und Streitpunkte zwischen Mietern und Vermietern geht. Aber keine Sorge – mit den richtigen Infos und ein bisschen Hintergrundwissen wird das Ganze viel weniger kompliziert.

In diesem Artikel gehe ich auf die dritte große Frage zum Thema die Nebenkostenabrechnung ein und gebe dir praktische Tipps, wie du Fehler erkennst, Streit vermeidest und das Thema mit Leichtigkeit angehen kannst.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung vorliegen, und was passiert bei Verspätung?

Einer der häufigsten Streitpunkte zwischen Mietern und Vermietern:

"Die Abrechnung kam viel zu spät! Muss ich die Nachzahlung jetzt trotzdem leisten?"

Die Antwort ist rechtlich klar geregelt: Der Vermieter hat laut § 556 BGB genau zwölf Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zukommen zu lassen. Aber was bedeutet das genau, und was passiert, wenn die Frist überschritten wird?

Die Frist: 12 Monate ab Ende des Abrechnungszeitraums

Ein Beispiel macht es deutlich:

• Läuft der Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2024, dann muss die Abrechnung spätestens am 31. Dezember 2025 bei dir als Mieter vorliegen.
• Achtung: Es zählt der Zeitpunkt, an dem die Abrechnung dich erreicht, nicht der, an dem sie verschickt wurde.
• Die Frist steht auch in keinem Zusammenhang mit dem Einzug des Mieters. Sollte ein Mieter unterjährig eingezogen sein, erhält dieser eine entsprechende zeitanteilige Abrechnung.

Was passiert, wenn die Frist überschritten wird?

Für Mieter:

Die gute Nachricht: Nachforderungen des Vermieters sind in der Regel unwirksam, wenn die Abrechnung verspätet eintrifft. Das bedeutet:

• Du bist nicht verpflichtet, eine Nachzahlung zu leisten.
• Hast du zu viel gezahlt, kannst du eine Rückerstattung verlangen – auch über die Frist hinaus.

Ein Hinweis: In Ausnahmefällen, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat (z. B. wegen höherer Gewalt oder fehlender Abrechnungen von Versorgungsunternehmen), könnte eine Nachforderung dennoch möglich sein.

Für Vermieter:

Die verspätete Abrechnung kann finanzielle Verluste bedeuten. Nach Ablauf der Frist ist es nicht mehr möglich, offene Nachzahlungen geltend zu machen – unabhängig davon, ob der Mieter seine Nebenkosten bisher korrekt gezahlt hat.

Deshalb gilt:

• Plane die Abrechnung rechtzeitig und berücksichtige mögliche Verzögerungen (z. B. bei Dienstleistern).
• Halte die Frist unbedingt ein, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Was kannst du tun?

Mieter:

• Wenn die Abrechnung ausbleibt, erinnere den Vermieter freundlich daran. Manchmal geht die Abrechnung schlicht unter.
• Notiere dir die Fristen oder prüfe rechtzeitig gegen Ende des Jahres, ob die Abrechnung pünktlich kommt.
• Sollte die Abrechnung zu spät kommen, kannst du dich auf § 556 BGB berufen und eine Nachzahlung verweigern.

Vermieter:

• Sorg für eine gut organisierte Buchhaltung und setze dir rechtzeitig Erinnerungen, um die Frist einzuhalten.
• Halte alle relevanten Unterlagen bereit und plane eventuelle Verzögerungen bei externen Dienstleistern ein.
• Kommuniziere frühzeitig mit Mietern, wenn es absehbare Probleme gibt – Transparenz hilft, das Vertrauen zu wahren.

Tipp für beide Seiten:

Rechtzeitig erinnern und frühzeitig planen!

Mieter: Falls die Abrechnung auf sich warten lässt, frag freundlich beim Vermieter nach. Das ist oft effektiver, als zu warten, bis die Frist verstreicht.

Vermieter: Es kann sinnvoll sein, die Abrechnung bereits früher im Jahr zu erstellen, um Druck und Hektik zum Jahresende zu vermeiden.

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